KPI چیست؟
KPI که مخفف Key Performance Indicator است «شاخص کلیدی عملکرد» نامیده میشود. KPI در واقع معیاری است که با عددی بیان میشود و با بررسی آن عدد میتوانیم بفهمیم بخش خاصی از کسبوکار ما خوب پیش میرود یا خیر.
در کسبوکارمان شاخصهای زیادی داریم و KPIها کلیدیترین شاخصهایی هستند که اگر فقط این موارد را بررسی کنیم و بقیه شاخصها را کنار بگذاریم میتوانیم به نتایج قابل قبولی برسیم؛ یعنی در واقع با همین چند پارامتر و شاخص میتوانیم بفهمیم که کسبوکار ما به خوبی پیش میرود یا خیر.
نکتهای که وجود دارد این است که هر شاخص کلیدی عملکردی در نهایت با یک عدد قابل بیان است؛ مثلا «سود خالص ماهانه» یک KPI است. خوب بودن، متوسط بودن یا کم بودن فروش نمیتواند یک KPI باشد. هر KPI با یک عدد نمایش داده میشود.
بنابراین کل سنجش و تحلیل کسبوکار ما با KPIها انجام میشود. یک مدیر حرفهای مهمترین شاخصهای کسبوکارش را مشخص میکند و آنها را به صورت ماهانه یا هفتگی میسنجد تا بفهمد اوضاع کسبوکارش چگونه است و کدام قسمتها نیاز به اعمال تغییر دارد.
ساخت KPI
هر سیستم کسبوکار حداقل ۶ زیرسیستم اصلی دارد:
- بازاریابی و فروش
- خدمات مشتریان
- مدیریت کارکنان
- نگهداری
- تولید
- امور مالی و حسابداری
برای هر کدام از این قسمتها میتوان KPIهایی تعریف کرد تا عملکرد آن بخش مشخص شود؛ مثلا برای بخش بازاریابی و فروش KPIهای زیادی وجود دارد. برای مثال «نرخ تبدیل تماسهای تلفنی» یک KPI ساده و مهم است. از هر صد تماس تلفنی که با شرکت شما گرفته میشود چند مورد منجر به خرید محصول یا خدمت میشود؟ تمرکز بر همین KPI ساده و یافتن روشهایی برای بهبود آن باعث میشود بدون افزایش بودجه تبلیغات بتوانید فروش بیشتری داشته باشید
بیاییددر قسمت مدیریت کارکنان اثر منفی مرخصیهای کارمند بر کسبوکار را با یک KPI بررسی کنیم.
یکی از مواردی که اثر تخریبی زیادی بر سازمانها دارد، میزان غیبتهای کارمندانی است که بدون هماهنگی، مرخصی میگیرند و در محل کار حاضر نمیشوند.
فرض کنید دو کارمند دارید که هر کدام در سال ۹۷ ده روز غیبت داشتهاند؛ البته منظور غیبتهایی است که بدون هماهنگی قبلی صورت گرفته است؛ مثلا کارمندتان تماس گرفته و گفته حالش بد شده است و نمیتواند سر کار بیاید. کارمند اول ده روز متوالی غیبت داشته است و کارمند دوم ده بار غیبت یکروزه داشته است. در واقع هر دو دقیقا ۱۰ روز غیبت داشتهاند. آیا این دو کارمند به یک میزان به کسبوکار شما لطمه وارد کردهاند؟
برای این موضوع یک شاخص کلیدی به نام «عامل بردفورد» وجود دارد که طبق فرمول زیر محاسبه میشود:
برای محاسبه این شاخص کلیدی کافی است مجموع غیبتهای کارمند در سال را که با D مشخص شده در مربع تعداد دفعات مرخصی ضرب کنیم. عامل بردفورد برای کارمند اول که ده روز پیوسته غیبت کرده ۱۰ است. در واقع d ده است و چون فقط یکبار درخواست مرخصی کرده s عدد یک است. این شاخص برای کارمند دوم که ده بار درخواست مرخصی یکروزه داشته ۱۰۰۰ است!
آقای بردفورد به این نتیجه رسیده است که اگر B کمتر از ۴۹ باشد جای هیچگونه نگرانی وجود ندارد؛ ولی اگر این عدد بیشتر از ۶۵۰ باشد بهتر است آن کارمند اخراج شود! با این معیار متوجه میشویم مشکلی در کار کارمند اول وجود ندارد ولی شاید بهتر باشد کارمند دوم اخراج شود! اگر بدون شاخصهای کلیدی عملکرد تصمیم بگیریم احتمالا تمایز چندانی بین این دو کارمند قائل نخواهیم شد.
پس «شاخصهای کلیدی عملکرد» به ما کمک میکنند بدون دخیل کردن احساسات و به کمک معیارهای قابلسنجش، تصمیمهای منطقی و مناسبی برای رشد کسبوکار بگیریم. البته شاید این سوال پیش بیاید که این شاخصها را از کجا پیدا کنیم. کافی است عبارت KPI را در گوگل جستجو کنید تا با صدها شاخص مهم در کسبوکارهای مختلف آشنا شوید. سپس بررسی کنید کدامیک از این KPIها برای کسبوکار شما مهم است.
منیع:مدیر سبز
- ۹۸/۰۸/۰۵